Conditions Générales d'Utilisation

Dernière mise à jour : 05/11/2026

Article 1 - Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions d'utilisation de la plateforme Suiva (ci-après « le Service »), éditée par la société GASPARD STUDIO (ci-après « l'Éditeur »), ainsi que les droits et obligations des parties.

Toute utilisation du Service implique l'acceptation sans réserve des présentes CGU par l'utilisateur (ci-après « l'Utilisateur »).

Article 2 - Description du Service

Suiva est une plateforme en mode SaaS (Software as a Service) permettant aux petites et moyennes entreprises de suivre leurs commandes fournisseurs, automatiser les relances, et centraliser les informations de livraison.

Le Service permet également d'enregistrer, pour chaque commande, le montant engagé, les conditions de paiement convenues avec le fournisseur, une fenêtre et une date limite de livraison, ainsi que les documents relatifs à la commande. Ces fonctions sont encadrées par l'article 2 bis.

Article 2 bis - Suivi des engagements, des échéances et des documents

2 bis.1 Informations indicatives. À partir des montants, des conditions de paiement et des dates saisis, importés ou validés par l'Utilisateur, ou déclarés par ses fournisseurs, le Service calcule des échéances de paiement et émet des alertes (échéance proche ou dépassée, date de livraison hors de la fenêtre demandée, date limite proche ou dépassée). Ces calculs sont indicatifs : ils ne valent que ce que valent les informations dont ils sont issus. Il appartient à l'Utilisateur de les vérifier avant tout règlement ou toute décision.

2 bis.2 Absence de tenue de comptabilité. Le Service n'est ni un logiciel de comptabilité, ni un logiciel de caisse, ni une solution de facturation. Il ne passe aucune écriture comptable, n'émet aucune facture et n'est pas une plateforme de réception des factures électroniques. Il n'exécute ni n'initie aucun paiement et n'est relié à aucun compte bancaire. L'indication qu'une échéance est « réglée » est une simple information déclarée par l'Utilisateur. Les exports proposés sont informatifs et ne constituent pas des pièces comptables. L'Utilisateur demeure seul responsable de sa comptabilité, de ses obligations fiscales et du paiement de ses fournisseurs dans les délais légaux et contractuels.

2 bis.3 Délais de paiement. Le Service peut signaler qu'une condition de paiement saisie semble dépasser les plafonds prévus par l'article L.441-10 du Code de commerce. Ce signalement, non bloquant, est une aide à la vérification et ne constitue pas un conseil juridique. L'Utilisateur reste seul responsable de la conformité des accords conclus avec ses fournisseurs.

2 bis.4 Retards de livraison. Le Service signale les retards et les dates annoncées hors de la fenêtre demandée. Il n'applique aucune pénalité, ne déduit aucune somme d'une échéance et n'annule aucune commande. Toute suite donnée à un retard (réclamation, pénalité, annulation) relève de la seule décision de l'Utilisateur et des accords qui le lient à son fournisseur.

2 bis.5 Documents. Les documents rattachés à une commande sont conservés pendant la durée choisie dans les réglages du compte, puis supprimés. Le Service n'est pas un système d'archivage à valeur probante : l'Utilisateur conserve ses propres exemplaires des pièces qu'il est tenu de garder, notamment pendant dix ans pour les pièces comptables (article L.123-22 du Code de commerce).

2 bis.6 Lecture automatisée. Les e-mails et documents transmis au Service (accusés de réception, confirmations de commande, avis d'expédition) peuvent être lus par un service d'intelligence artificielle, sous-traitant de l'Éditeur, afin d'en proposer les informations utiles (références, dates, transporteur, montant, conditions de paiement). Chaque information proposée est accompagnée du passage du document dont elle est tirée. La création d'une commande à partir d'un document est toujours soumise à la validation de l'Utilisateur. Une date de livraison n'est appliquée sans validation que lorsque le document et la commande concernée sont identifiés sans ambiguïté ; elle reste visible et modifiable dans l'historique de la commande.

2 bis.7 Confidentialité des données commerciales. Les montants, conditions de paiement et documents saisis par l'Utilisateur ne sont jamais communiqués à un autre client du Service ni utilisés, même sous forme agrégée ou anonymisée, pour des statistiques partagées, sauf accord écrit préalable de l'Utilisateur. Ils ne sont pas communiqués aux fournisseurs, en dehors du bon de commande que l'Utilisateur choisit de leur adresser.

Article 3 - Accès au Service

L'accès au Service nécessite la création d'un compte utilisateur. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à jour lors de son inscription. Le compte doit être activé par un administrateur avant la première connexion.

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Toute utilisation du Service effectuée avec ses identifiants sera réputée avoir été effectuée par lui.

Conformément à l'article 1367 du Code civil, les identifiants personnels (login + mot de passe) attribués à l'Utilisateur constituent une signature électronique qui permet de l'identifier de manière univoque lors de l'utilisation du Service. L'Utilisateur reconnaît la valeur probante des enregistrements effectués par l'Éditeur concernant la date, l'heure et la durée des connexions, ainsi que les actions effectuées via le Service.

Article 4 - Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à utiliser le Service conformément aux présentes CGU, à la législation en vigueur et aux bonnes mœurs. Il s'interdit notamment :

d'utiliser le Service à des fins illégales ou frauduleuses ;
de tenter d'accéder à des parties du Service qui ne lui sont pas destinées ;
de perturber le fonctionnement du Service ou des serveurs ;
de collecter les données d'autres utilisateurs sans leur consentement ;
de transmettre du contenu malveillant (virus, logiciels espions, etc.).

Article 5 - Propriété intellectuelle et propriété des données

5.1 Propriété du Service. Le Service, son architecture, son code source, ses bases de données, ses interfaces et l'ensemble de ses contenus sont la propriété exclusive de l'Éditeur. L'Utilisateur ne peut en aucun cas reproduire, modifier, traduire, adapter, décompiler, distribuer ou exploiter commercialement ces éléments sans l'accord écrit préalable de l'Éditeur. Aucune licence d'utilisation autre que celle strictement nécessaire à l'utilisation du Service n'est concédée à l'Utilisateur.

5.2 Propriété des données Client. Les données saisies par l'Utilisateur dans le Service (informations fournisseurs, commandes, livraisons, documents, etc., ci-après les « Données Client ») demeurent la propriété exclusive de l'Utilisateur. L'Éditeur n'acquiert aucun droit de propriété sur ces Données et s'engage à ne les utiliser que dans le cadre strict de l'exécution du Service. À la fin de la relation contractuelle, l'Éditeur restitue les Données Client dans un format structuré et couramment utilisé, puis procède à leur suppression dans un délai maximum de trente (30) jours, sauf obligation légale contraire.

Article 6 - Niveau de service et obligation de moyens

6.1 Obligation de moyens. L'Éditeur est soumis à une obligation de moyens et non de résultat dans le cadre de la fourniture du Service. Il met en œuvre les moyens techniques, humains et organisationnels raisonnables pour assurer le bon fonctionnement, la disponibilité et la sécurité du Service, dans le respect des règles de l'art et des standards de son secteur.

6.2 Disponibilité. L'Éditeur s'engage à assurer une disponibilité du Service de 99,5 % en moyenne mensuelle, hors périodes de maintenance planifiée. Les maintenances planifiées font l'objet d'une notification préalable à l'Utilisateur au minimum quarante-huit (48) heures à l'avance et sont, dans la mesure du possible, effectuées en dehors des heures ouvrées.

6.3 Exclusions. Ne sont pas comptabilisés comme indisponibilité : les maintenances planifiées, les cas de force majeure, les défaillances du fournisseur d'accès à Internet de l'Utilisateur, les dysfonctionnements des équipements de l'Utilisateur, ou toute action ou inaction de l'Utilisateur affectant le Service.

6.4 Sauvegardes. L'Éditeur effectue des sauvegardes régulières des données hébergées (sauvegarde complète hebdomadaire et sauvegarde incrémentielle quotidienne). Ces sauvegardes sont conservées au minimum trente (30) jours.

Article 7 - Limitation de responsabilité

L'Éditeur ne pourra être tenu responsable des dommages indirects résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le Service, en particulier la perte de données, la perte de marché, la perte de chiffre d'affaires, la perte de clientèle, la perte d'image, ou tout préjudice commercial.

La responsabilité de l'Éditeur, toutes causes confondues, ne pourra excéder le montant des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au titre du Service au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

Article 8 - Confidentialité

Chaque partie s'engage à conserver strictement confidentielles l'ensemble des informations, documents, données, ou tout autre élément dont elle aura eu connaissance à l'occasion de l'exécution du contrat et qui sont, soit expressément signalés comme confidentiels, soit considérés comme tels en raison de leur nature.

Cet engagement de confidentialité s'applique pendant toute la durée du contrat et perdure pendant une période de vingt-quatre (24) mois après la cessation, pour quelque raison que ce soit, des relations contractuelles entre les parties.

Ne sont pas considérées comme confidentielles les informations qui : (i) étaient déjà connues de la partie réceptrice avant leur communication, (ii) tombent dans le domaine public sans manquement de la partie réceptrice, (iii) sont reçues de tiers sans obligation de confidentialité, ou (iv) doivent être divulguées en vertu d'une obligation légale, réglementaire ou d'une décision de justice.

Article 9 - Données personnelles

L'Éditeur collecte et traite les données personnelles de l'Utilisateur conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. L'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour les données personnelles traitées pour le compte de l'Utilisateur dans le cadre du Service.

Pour plus d'informations, consultez notre Politique de confidentialité. Un accord de traitement des données (DPA) distinct peut être signé sur demande.

Article 10 - Suspension et résiliation

10.1 Résiliation pour manquement. L'Éditeur se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès au Service de plein droit, sans préavis et sans indemnité, en cas de manquement grave de l'Utilisateur à ses obligations, notamment : non-paiement, utilisation frauduleuse, violation des présentes CGU, ou tentative d'atteinte à la sécurité du Service.

10.2 Résiliation pour procédure collective. Dans les limites autorisées par l'article L.622-13 du Code de commerce, le contrat pourra être résilié de plein droit par l'Éditeur en cas d'ouverture d'une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire à l'encontre de l'Utilisateur.

10.3 Résiliation par l'Utilisateur. L'Utilisateur peut à tout moment demander la suppression de son compte via l'interface du Service, dans son espace « Mon compte », ou en contactant l'Éditeur à l'adresse contact@suiva.fr.

Article 11 - Modification des CGU

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les Utilisateurs seront informés de toute modification substantielle et devront accepter les nouvelles CGU pour continuer à utiliser le Service.

Article 12 - Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français. En cas de litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution, et à défaut de résolution amiable, les tribunaux du ressort du siège social de l'Éditeur seront seuls compétents, même en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Annexe 1 - Charte de sécurité

La présente charte décrit les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par l'Éditeur pour assurer la sécurité du Service et des données qui y sont traitées.

A. Infrastructure et hébergement

Hébergement auprès d'un prestataire professionnel localisé dans l'Union européenne, bénéficiant de certifications reconnues en matière de sécurité de l'information.
Isolation logique des environnements de développement, de recette et de production.
Redondance matérielle et géographique assurant la continuité du Service.

B. Protection des communications

Chiffrement des communications par protocole HTTPS/TLS sur l'ensemble des échanges entre l'Utilisateur et le Service.
Politique HSTS activée, certificats vérifiés et renouvelés automatiquement.
Chiffrement des échanges inter-services et avec les sous-traitants techniques.

C. Authentification et contrôle d'accès

Mots de passe hachés à l'aide d'un algorithme de hachage réputé (bcrypt ou équivalent), jamais stockés en clair.
Politique de mot de passe imposant au moins 8 caractères, dont une majuscule et un caractère spécial.
Protection contre les attaques par force brute via un rate limiter sur les endpoints d'authentification.
Limitation à une session active simultanée par utilisateur ; invalidation automatique de toutes les sessions actives lors d'un changement de mot de passe.
Protection contre les attaques CSRF (Cross-Site Request Forgery).
Séparation stricte des rôles : administrateur de l'Éditeur d'une part ; au sein de chaque compte, responsable du compte, acheteur, comptabilité, logistique et lecture seule, chacun limité aux actions de son métier.

D. Protection des données

Accès aux données de production limité aux collaborateurs habilités, sur le principe du moindre privilège.
Journalisation des accès et des actions sensibles.
Sauvegardes régulières (complète hebdomadaire, incrémentielle quotidienne), conservées au minimum 30 jours et restaurables dans des délais raisonnables.
Procédure de purge physique des données après suppression logique (« droit à l'oubli ») dans un délai de 30 jours.

E. Gestion des incidents et violations de données

Procédure interne de détection, qualification et réponse aux incidents de sécurité.
Notification aux Utilisateurs concernés et à la CNIL dans les 72 heures suivant la prise de connaissance d'une violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque, conformément à l'article 33 du RGPD.
Procédure documentée de récupération et de communication post-incident.

F. Amélioration continue

Veille sur les vulnérabilités affectant les composants logiciels utilisés.
Application régulière des correctifs de sécurité.
Revue périodique des mesures de sécurité et des droits d'accès.